Coronavirus – Covid-19 : Quelles solutions pour les employeurs

Le Coronavirus ou COVID 19 est un virus identifié en Chine en janvier 2020, qui s’est rapidement propagé sur le territoire national français.

Le Gouvernement Français a mis en place des mesures visant à endiguer la propagation de ce virus.

Ainsi, par arrêté du 14 mars 2020, le Ministre des solidarités et de la santé a prononcé la fermeture des lieux accueillant du public non indispensable à la vie de la Nation tels que les cinémas, bars, discothèques et des commerces à l’exception de ceux présentant un caractère indispensable comme les commerces alimentaires, pharmacies, banques, stations-services ou de distribution de la presse.

Compte tenu de leur contribution de la vie de la Nation, les services publics resteront ouverts y compris ceux assurant les services de transport.

Le 16 mars 2020, le Président de la République a décidé de prendre des mesures pour réduire les contacts et déplacements au strict minimum sur l’ensemble du territoire à compter du mardi 17 mars à 12 h, pour quinze jours minimums.

Celles-ci seront autorisées sur attestation uniquement pour :

  • Se déplacer de son domicile à son lieu de travail dès lors que le télétravail n’est pas possible.
  • Faire ses achats de première nécessité dans les commerces de proximité autorisés.
  • Se rendre auprès d’un professionnel de santé.
  • Se déplacer pour la garde de ses enfants et aider les personnes vulnérables à la stricte condition de
    respecter les gestes barrières.
  • Faire de l’exercice physique uniquement à titre individuel, autour du domicile et sans aucun

Toute infraction à ces règles sera sanctionnée.

Ainsi, concernant les entreprises qui demeurent ouvertes, il convient de respecter les prescriptions présentées ci-après.

Durant cette crise sanitaire, des informations régulières seront mises à votre disposition sur notre Site Internet. L’ensemble du Cabinet ACCENS Avocats a décidé  de vous accompagner en ouvrant un forum de discussion pour vous permettre de soumettre toutes vos interrogations. Ce forum est gratuit et ouvert à tous.

 

1-    L’obligation générale de sécurité de l’employeur

Une situation d’épidémie impose une vigilance toute particulière dans l’intérêt des salariés et des entreprises.

Le Code du travail prévoit que l’employeur doit prendre les mesures nécessaires « pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et morale des travailleurs » (article L 4121-1 du Code du travail). A ce titre, l’employeur peut être fondé à prendre des dispositions contraignantes pour assurer la protection de la santé du personnel après évaluation du risque de contagion dans l’entreprise.

Ainsi, l’employeur doit procéder à une évaluation du risque professionnel.

Cette évaluation doit être renouvelée en raison de l’épidémie pour réduire au maximum les risques de contagion sur le lieu de travail ou à l’occasion du travail par des mesures telles que des actions de prévention, des actions d’information et de formation ainsi que la mise en place de moyens adaptés, conformément aux instructions des pouvoirs publics.

L’employeur doit veiller à leur adaptation constante pour tenir compte du changement des circonstances.

Par ailleurs, l’employeur doit mettre à la disposition des salariés les équipements de travail nécessaires et appropriés.

Il est conseillé de se renseigner régulièrement sur le site : https://travail-emploi.gouv.fr/

Une nouvelle évaluation doit être retranscrite dans le document unique d’évaluation des risques, qui doit être actualisé pour tenir compte des changements de circonstances.

 

2-    Les mesures préventives de l’employeur

 

a)      L’actualisation du Document unique d’évaluation des risques professionnels

L’actualisation du document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) prévue à l’article R. 4121-2 du code du travail est nécessaire du fait de l’épidémie actuelle liée au virus COVID-19.

Elle vise particulièrement à identifier les situations de travail pour lesquelles les conditions de transmission du COVID-19 peuvent se trouver réunies.

Elle permet de prévoir les mesures de prévention et de protection adéquates.

Les mesures de prévention qui découlent de l’actualisation du document unique d’évaluation des risques doivent être enfin portées à la connaissance des salariés selon des modalités adaptées afin de permettre leur pleine application.

En principe, cette démarche est conduite selon une procédure faisant intervenir les instances représentatives du personnel (CSE) ainsi que le service de santé au travail.

 

b)     Les recommandations sanitaires pour les entreprises en France

Les règles de distanciation pour les emplois non éligibles au télétravail doivent impérativement être respectées.

Les gestes barrière et les règles de distanciation au travail sont impératifs.

Les entreprises sont invitées à repenser leurs organisations pour :

  • Limiter au strict nécessaire les réunions ;
  • Limiter les regroupements de salariés dans des espaces réduits ;
  • Les déplacements non indispensables doivent être annulés ou reportés ;
  • L’organisation du travail doit être au maximum adaptée, par exemple la rotation d’équipes ;
  • Informer les salariés sur les risques et les mesures de prévention individuelle et collective :
    (numéros d’urgence, comportement à adopter, diffusion de consignes en cas d’apparition de symptômes).

Les entreprises doivent également appliquer les mesures recommandées pour aménager les postes de travail en cas de retour d’un salarié de zone à risque ou de contact avec une personne infectée.

 

c)      La réaction de l’employeur en cas de contamination

En cas de suspicion de risque ou de contamination, il convient de se référer aux recommandations du gouvernement disponibles et actualisées sur la page suivante : https://www.gouvernement.fr/info-coronavirus.

En cas de contamination, les mesures suivantes devront être prises, le coronavirus pouvant probablement survivre 3 heures sur des surfaces sèches :

  • Équipement des personnes en charge du nettoyage des sols et surfaces avec port d’une blouse à usage unique, de gants de ménage ;
  • Nettoyage des sols ;
  • Les déchets produits par la personne contaminée suivent la filière d’élimination classique.

 

3- La situation du salarié

 

a)      Les règles générales relatives à l’exercice du droit de retrait

Le travailleur alerte immédiatement l’employeur de toute situation de travail dont il a un motif raisonnable de penser qu’elle présente un danger grave et imminent pour sa vie ou sa santé ainsi que de toute défectuosité qu’il constate dans les systèmes de protection.

Il peut se retirer d’une telle situation.

Le droit de retrait est exercé de telle manière qu’elle ne puisse créer pour autrui une nouvelle situation de danger grave et imminent (article L 4132-1 du Code du travail). Cela implique que le retrait ne peut s’effectuer si le risque concerne des personnes extérieures à l’entreprise, notamment des usagers (circulaire DRT n° 93/15 du 26 mars 1993).

L’appréciation du danger se fait au cas par cas.

L’employeur ne peut demander au travailleur qui a fait usage de son droit de retrait de reprendre son activité dans une situation de travail où persiste un danger grave et imminent résultant notamment d’une défectuosité du système de protection (article L 4131-1 du Code du travail).

Le représentant du personnel au comité social et économique, qui constate qu’il existe une cause de danger grave et imminent, notamment par l’intermédiaire d’un travailleur, en alerte immédiatement l’employeur (article L 4131-2 du Code du travail).

Aucune sanction, aucune retenue de salaire ne peut être prise à l’encontre d’un travailleur ou d’un groupe de travailleurs qui se sont retirés d’une situation de travail dont ils avaient un motif raisonnable de penser qu’elle présentait un danger grave et imminent pour la vie ou pour la santé de chacun d’eux (article L 4131-3 du Code du travail).

 

b)     La situation du salarié placé en quarantaine

Le salarié à qui il est demandé de respecter une période d’isolement doit avoir été identifié comme cas contact à haut risque par l’ARS.

Il peut bénéficier à titre dérogatoire d’un arrêt de travail en application du décret n° 2020-73 du 31 janvier 2020.

La quarantaine concerne notamment les salariés en provenance de certaines zones à risques.

Le contrat de travail est suspendu pendant cette période.

Les droits à indemnisation du salarié sont identiques à ceux prévus en cas d’arrêt de travail pour maladie dès le premier jour d’arrêt (sans application du délai de carence).

 

c)      Le salarié devant garder son enfant de moins de 16 ans concerné par une mesure de fermeture de son établissement scolaire

Dans cette situation, le télétravail est la solution à privilégier.

A défaut, le salarié peut être placé en arrêt de travail et indemnisé.

Il déclare son arrêt sur le site Internet dédié https://www.ameli.frou sur le site https://www.declare.ameli.fr.

Le salarié adresse une attestation à son employeur dans laquelle il s’engage à être le seul parent qui demande le bénéfice d’un arrêt de travail pour garder l’enfant à domicile dont il indique le nom et l’âge, le nom de l’établissement scolaire et celui de la commune où l’enfant est scolarisé ainsi que la période de fermeture de l’établissement scolaire concerné.

Le salarié perçoit les indemnités journalières selon la procédure habituelle applicable aux arrêts maladie.

En application du décret n° 2020-73 du 31 janvier 2020, ce salarié bénéficie d’un arrêt de travail sans jour de carence et d’une prise en charge au titre des indemnités journalières de sécurité sociale.

L’employeur verse l’indemnité complémentaire prévu par le code du travail (indemnité complémentaire prévue à l’article L. 1226-1 du code du travail) ou par ma convention collective.

S’agissant de l’indemnité complémentaire conventionnelle ou légale, elle s’applique également sans délai de carence en application du décret n° 2020-193 du 4 mars 2020 relatif au délai de carence applicable à l’indemnité complémentaire à l’allocation journalière pour les personnes exposées au coronavirus.

 

4-    Les mesures d’aménagement du temps de travail des salariés

 

a)      La mise en œuvre du télétravail

 Le télétravail est mis en place dans le cadre d’un accord collectif ou, à défaut, dans le cadre d’une charte élaborée par l’employeur après avis du comité social économique, s’il existe. En l’absence de charte ou d’accord collectif, lorsque le salarié et l’employeur conviennent de recourir de manière occasionnelle au télétravail, ils formalisent leur accord par tout moyen (article L 1222-9 du Code du travail).

 Toutefois, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salarié (article L 1222-11 du Code du travail).

Dans ces conditions, l’accord du salarié n’est pas nécessaire.

En principe, il convient de consulter le Comité social et économique en cas de modification importante de l’organisation du travail (article L 2312-8 du code du travail). Le recours à la visioconférence est encouragé si nécessaire pour éviter les contacts physiques.

 

b)     Imposer la prise de congés ou de jours de réduction du temps de travail (JRTT)

En cas de circonstances exceptionnelles, l’employeur peut modifier l’ordre et les dates de départ en congés moins d’un mois avant la date du départ prévue (article L 3141-16 du Code du travail).

En revanche, si le salarié n’a pas posé de congés, l’employeur ne peut les imposer.

Les JRTT ne peuvent être mis en place dans une entreprise que si un accord d’entreprise ou, à défaut, un accord de branche le prévoit. Cet accord peut fixer des JRTT à la libre disposition de l’employeur, le délai de prévenance et les modalités de modification du calendrier de prise.

Les JRTT à la libre disposition de l’employeur peuvent être positionnés librement par celui-ci au cours de la période de référence.

Si l’employeur souhaite modifier leur positionnement en cours de période, il doit le faire en respectant le délai prévu par l’accord collectif.

 

c)      En cas de baisse d’activité : la mise en activité partielle

Un décret devrait être pris dans les prochains jours pour réformer le dispositif d’activité partielle.

En tout état de cause, les salariés sont placés en position d’activité partielle (auparavant « Chômage partiel »), après autorisation expresse ou implicite de l’autorité administrative, s’ils subissent une perte de rémunération imputable (article L 5122-1 du Code du travail) :

  • Soit à la fermeture temporaire de leur établissement ou partie d’établissement (chômage partiel total) ;
  • Soit à la réduction de l’horaire de travail pratiqué dans l’établissement ou partie d’établissement en deçà de la durée légale de travail.

L’employeur peut placer ses salariés en position d’activité partielle lorsque l’entreprise est contrainte de réduire ou de suspendre temporairement son activité pour l’un des motifs suivants (article R 5122-1 du Code du travail) :

1° La conjoncture économique ;

2° Des difficultés d’approvisionnement en matières premières ou en énergie ;

3° Un sinistre ou des intempéries de caractère exceptionnel ;

4° La transformation, restructuration ou modernisation de l’entreprise ;

5° Toute autre circonstance de caractère exceptionnel.

Toutes les entreprises, quels que soient leur effectif et leur secteur d’activité, ont vocation à recourir au dispositif légal de l’activité partielle ouvrant droit à l’allocation spécifique de chômage partiel.

L’activité partielle concerne |es salariés dont la durée du travail est réduite en deçà de la durée légale de travail, ou si elle est inférieure, en deçà de la durée conventionnelle ou celle stipulée au contrat de travail, pour les salariés à temps partiel.

Tous les salariés ont donc vocation à bénéficier des allocations de l’activité partielle (quelles que soient leur ancienneté, la nature de leur contrat – CDI, CDD – et leur durée de travail).

Le contrat de travail des salariés placés en activité partielle est suspendu pendant les périodes où ils ne sont pas en activité (article L 5122-1 du Code du travail).

L’entreprise doit, avant de recourir à une période d’activité partielle, consulter ses représentants du personnel, et ce qu’il s’agisse d’une réduction ou d’une suspension temporaire de l’activité (article R 5122-2 du Code du travail).

En l’absence de telles institutions représentatives du personnel, il convient seulement d’informer les salariés du projet.

L’employeur adresse au préfet du département où est implanté l’établissement concerné une demande préalable d’autorisation d’activité partielle (article R 5122-2 du Code du travail).

La demande d’autorisation est adressée par voie dématérialisée sur un site accessible en ligne (articles R 5122-2 et R 5122-26 du Code du travail) :

https://activitepartielle.emploi.gouv.fr

Par ailleurs, l’autorisation d’activité partielle peut être accordée pour une durée maximum de six mois (article R 5122-9 du Code du travail).

Les salariés reçoivent une indemnité horaire, versée par leur employeur, correspondant à une part de leur rémunération antérieure, dont le pourcentage est fixé par décret en Conseil d’Etat.

L’employeur perçoit une allocation financée conjointement par l’Etat et l’organisme gestionnaire du régime d’assurance chômage. Une convention conclue entre l’Etat et cet organisme détermine les modalités de financement de cette allocation (article L 5122-1 du Code du travail).

Le taux horaire de l’allocation d’activité partielle est fixé à (article D 5122-13 du Code du travail) :

7,74 € pour les entreprises de un à deux cent cinquante salariés ;

7,23 € pour les entreprises de plus de deux cent cinquante salariés.

L’allocation d’activité partielle est attribuée dans la limite d’un contingent annuel d’heures indemnisables fixé, en tenant compte de la situation économique, par arrêté du ministre chargé de l’emploi (article R 5122-6 du Code du travail).

Ce contingent est fixé à 1 000 heures pour l’ensemble des branches professionnelles (Arr. min. 26 août 2013, JO 6 sept., p. 20).

Le salarié placé en activité partielle reçoit une indemnité horaire, versée par son employeur, correspondant à 70 % de sa rémunération brute servant d’assiette de l’indemnité de congés payés (article L 3141-22 II) ramenée à un montant horaire sur la base de la durée légale, collective ou contractuelle du travail applicable (article R 5122-18 du Code du travail).

Pendant les actions de formation mises en œuvre pendant les heures chômées (article L 5122-2 du Code du travail), cette indemnité horaire est portée à 100 % de la rémunération nette antérieure du salarié.

Le nombre d’heures pouvant justifier de l’attribution de l’allocation d’activité partielle correspond à la différence entre la durée du travail applicable (légale, collective ou contractuelle) et le nombre d’heures travaillées sur la période concernée (article R 5122-19 du Code du travail).

Le calcul de l’indemnité est simplifié pour deux catégories de salariés :

  • Lorsque la durée du travail du salarié est fixée par forfait en heures ou en jours sur l’année, l’indemnité est calculée en prenant en compte la durée légale correspondant aux jours de fermeture de l’établissement ;
  • Lorsque le salarié est employé dans le cadre d’un régime d’équivalence, il est alors prévu de déduire de la durée légale le nombre d’heures rémunérées sur la période considérée.

Les indemnités d’activité partielle sont versées aux salariés à la date normale de paie par l’employeur (article R 5122-14 du Code du travail).

Actualité : Un décret sera donc pris dans les tout prochains jours pour réformer le dispositif d’activité partielle.

Il prévoit que l’allocation versée par l’Etat à l’entreprise est proportionnelle aux revenus des salariés placés en activité partielle. Cette allocation sera au moins égale au SMIC et sera plafonnée à 70% de 4,5 SMIC.

Pour mémoire, aujourd’hui, cette allocation est forfaitaire (7,74€ par heure chômée par salarié pour les entreprises de moins de 250 salariés, 7,23€ pour les entreprises de plus de 250 salariés).

Avec cette modification du mode de calcul de l’allocation d’activité partielle, il y aura un reste à charge zéro pour l’employeur pour la quasi-totalité de ses salariés.

Le projet de décret comprend d’autres dispositions visant à permettre aux employeurs :

–          D’envoyer l’avis du comité social et économique (CSE) dans un délai de deux mois à compter de la demande d’autorisation préalable ;

–          D’adresser une seule demande préalable d’autorisation d’activité partielle lorsque la demande concerne plusieurs établissements,

–          De bénéficier d’un délai de 30 jours pour déposer leur demande d’activité partielle en cas de circonstance de caractère exceptionnel, comme c’est le cas avec la crise sanitaire actuelle ;

–          De bénéficier d’une durée maximum de 12 mois d’autorisation d’activité partielle si cela est justifié (contre 6 mois actuellement au maximum).

Le décret va également permettre aux salariés au forfait cadre de bénéficier de l’activité partielle y compris lorsqu’il n’y a pas fermeture totale de l’établissement.

Le serveur de l’Agence de service et de paiement (ASP) accessible aux employeurs pour procéder à leur demande d’activité partielle fait face à un afflux exceptionnel qui conduit à rendre le site inaccessible pour de nombreuses entreprises.

Les équipes de l’ASP conduisent ce jour les travaux techniques nécessaires au bon fonctionnement du site.

 

d)     En cas de hausse d’activité : les dérogations aux durées maximales de travail

Certaines dispositions du code du travail permettent de déroger aux durées maximales de travail et aux repos, dans des situations d’urgence sur des périodes limitées après information de l’inspection du travail :

  • Suspension du repos hebdomadaire de 35 heures : Consultation du CSE et information préalable de l’inspection du travail (article L 3132-2 du Code du travail) ;
  • Dérogation au repos quotidien de 11 heures consécutives : Pour des travaux urgents, pour prévenir des accidents imminents, réparer des accidents survenus, ou organiser des mesures de sauvetage. Sur décision de l’employeur et information de l’Inspection du travail. Donne lieu à l’attribution d’un repos compensateur (articles L.3131-1 à L. 3131-3, D.3131-1 à D.3131-2) ;
  • Dépassement de la durée maximale quotidienne de 10 heures: En cas de surcroît temporaire d’activité, sur demande d’autorisation à l’inspection du travail ou en cas d’urgence, après information de l’inspecteur du travail et consultation du CSE (articles L 3121-18, D 3121-4 à D 3121-7 du Code du travail) ;
  • Dérogation à la durée maximale quotidienne du travail de nuit de 8 heures : Pour un accroissement de l’activité avec l’autorisation de l’inspection du travail, pour des travaux urgents, pour prévenir des accidents imminents. Sur décision de l’employeur et information de l’Inspection du travail. Donne lieu à l’attribution d’un repos compensateur (articles L. 3122-6, R.3122-1 à R.3122-6 du Code du travail).
  • Dérogation à la durée maximale hebdomadaire de 48h: Autorisation par la Direccte après consultation du CSE, qui peut prévoir des mesures compensatoires pour les salariés – repos compensateur ou abaissement de la durée maximale de travail pour des périodes ultérieures (articles L 3121-21, R 3121-8 à R 3121-10 du Code du travail).
  • Dérogation à la durée maximale hebdomadaire moyenne de 44h sur 12 semaines consécutives : Autorisation de la Direccte après consultation du CSE, qui peut prévoir des mesures compensatoires pour les salariés – repos compensateur ou abaissement de la durée maximale de travail pour des périodes ultérieures (articles L 3121-22, R 3121-8 à R 3121-11).

 

5-    Le rôle du CSE

  • Information et consultation du CSE

Le CSE a pour mission de promouvoir la santé, la sécurité et l’amélioration des conditions de travail dans l’entreprise.

Par ailleurs, dans les entreprises de plus de 50 salariés, le CSE est informé et consulté sur les questions intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise, notamment sur la durée du travail ou les conditions d’emploi, de travail et de formation professionnelle ainsi que sur tout aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail.

C’est le cas pour :

  • Les modifications importantes de l’organisation du travail ;
  • Le recours à l’activité partielle ;
  • Les dérogations aux règles relatives à la durée du travail et aux repos.

Pour ces matières, les décisions de l’employeur doivent être précédées du recueil de l’avis du CSE.

Le recours à la visioconférence est encouragé si nécessaire pour éviter les contacts physiques.

  • Réunions à la demande des représentants du personnel

Le comité peut être réuni à la demande motivée de deux de ses membres, sur des sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail.

 

  • Le droit d’alerte du CSE

Si un membre du CSE constate qu’il existe une cause de danger grave et imminent, notamment par l’intermédiaire d’un salarié qui a fait jouer son droit de retrait, il en avise immédiatement l’employeur ou son représentant et consigne cet avis par écrit sur un registre prévu à cet effet (articles L 4132-2 et suivants du code du travail).

 

6- Les mesures exceptionnelles pour accompagner les entreprises

Afin de tenir compte de l’impact de l’épidémie de coronavirus sur l’activité économique et conformément aux annonces du Président de la République le 12 mars 2020, les réseaux des Urssaf et des services des impôts des entreprises (SIE) déclenchent des mesures exceptionnelles pour accompagner les entreprises.

 

a)      Concernant les cotisations sociales payables auprès des Urssaf

Les employeurs dont la date d’échéance Urssaf intervient le 15 du mois peuvent reporter tout ou partie du paiement de leurs cotisations salariales et patronales pour l’échéance du 15 mars 2020.

La date de paiement de ces cotisations pourra être reportée jusqu’à 3 mois.

Aucune pénalité ne sera appliquée.

Les employeurs peuvent moduler leur paiement en fonction de leurs besoins : montant à 0, ou montant correspondant à une partie des cotisations.

Les modifications peuvent être effectuées en ligne sur le site de l’Urssaf.

Un report ou un accord délai est également possible pour les cotisations de retraite complémentaire. Les employeurs sont invités à se rapprocher de leur institution de retraite complémentaire.

 

b)     Concernant les impôts payables auprès des services des impôts des entreprises (SIE) de la DGFiP

Pour les entreprises (ou les experts-comptables qui interviennent pour des clients dans cette situation), il est possible de demander au service des impôts des entreprises le report sans pénalité du règlement de leurs prochaines échéances d’impôts directs (acompte d’impôt sur les sociétés, taxe sur les salaires).

Si elles ont déjà réglé leurs échéances de mars, elles ont peut-être encore la possibilité de s’opposer au prélèvement SEPA auprès de leur banque en ligne. Sinon, elles ont également la possibilité d’en demander le remboursement auprès de leur service des impôts des entreprises, une fois le prélèvement effectif.

Pour le paiement du CFE ou de la taxe foncière, il est possible de le suspendre sur impots.gouv.fr ou en contactant le Centre prélèvement service : le montant restant sera prélevé au solde, sans pénalité.

Pour faciliter l’ensemble des démarches, la DGFiP met à disposition un modèle de demande, disponible sur le site impots.gouv.fr, à adresser au service des impôts des entreprises : « Documentation utile » à la page : https://www.impots.gouv.fr/portail/node/9751

Pour toute difficulté dans le paiement des impôts, ne pas hésiter à se rapprocher du service des impôts des entreprises, par la messagerie sécurisée de leur espace professionnel, par courriel ou par téléphone.

D’autres mesures ont été évoquées et devraient être précisées dans les prochains jours, notamment :

  • Des remises d’impôts directs ;
  • Un rééchelonnement des crédits bancaires.

Nous évoquerons ces différentes mesures sur notre site internet.