Approbation des comptes, assemblées générales et Conseil d’administration pendant le confinement

En cette période difficile, l’urgence sanitaire remet en question l’organisation et le fonctionnement des associations et autres personnes morales de droit privée.

Diverses interrogations se posent :

  • Comment tenir les réunions des différents organes : Assemblée, Conseil d’administration et Bureau ?
  • Comment approuver les comptes ?

 

Afin d’assurer la continuité de fonctionnement des associations, et de leur permettre de continuer d’exercer leurs missions malgré les mesures prises pour limiter la propagation du covid-19, le gouvernement a pris diverses ordonnances en application de l’article 11 de la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19, dont :

  • L’ordonnance n°2020-318 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents et informations que les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé sont tenues de déposer ou publier dans le contexte de l’épidémie de covid-19;
  • L’ordonnance n°2020-321 en date du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19.

Ces ordonnances ont été publiées au journal officiel du 26 mars 2020.

 

  • Concernant les comptes annuels :

Les délais imposés pour approuver les comptes annuels (et le cas échéant, les documents qui y sont joints), ou pour convoquer l’assemblée chargée de procéder à cette approbation, sont prorogés de trois mois.

Attention, cette prorogation ne s’applique pas aux associations qui ont désigné un commissaire aux comptes lorsque celui-ci a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.

Cette prorogation de trois mois s’applique aux associations clôturant leurs comptes entre le
30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire déclaré par l’article 4 de la loi du 23 mars 2020.

 

  • Concernant les associations disposant d’une subvention affectée à une dépense déterminée :

Conformément aux dispositions légales « Lorsque la subvention est affectée à une dépense déterminée, l’organisme de droit privé bénéficiaire doit produire un compte rendu financier qui atteste de la conformité des dépenses effectuées à l’objet de la subvention.

Le compte rendu financier est déposé auprès de l’autorité administrative ou de l’organisme chargé de la gestion d’un service public industriel et commercial mentionné au premier alinéa de l’article 9-1 qui a versé la subvention dans les six mois suivant la fin de l’exercice pour lequel elle a été attribuée ».

Ce délai de six mois pour produire le compte rendu financier est prorogé de trois mois.

Ces dispositions sont applicables aux comptes rendus financiers relatifs aux comptes clôturés entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire déclaré par l’article 4 de la loi du 23 mars 2020.

 

  • Concernant les règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales:

 

  • Concernant les Assemblées :

S’agissant des règles d’information des membres :

Lorsqu’une association est tenue de faire droit à une demande de communication d’un document ou d’une information à un membre d’une assemblée préalablement à la tenue de celle-ci, cette communication peut être valablement effectuée par message électronique, sous réserve que le membre indique dans sa demande l’adresse électronique à laquelle elle peut être faite.

 

S’agissant des règles de participation et de délibération des Assemblées :

L’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou le représentant légal agissant sur délégation de cet organe, peut décider la tenue de l’assemblée sans que les membres (et les autres personnes ayant le droit d’y assister) n’assistent à la séance, (que ce soit en y étant présents physiquement ou par des moyens de visioconférence ou de télécommunication).

Dans ce cas, les membres participent et votent à l’assemblée selon les autres modalités prévues par les textes qui la régissent et l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 (par exemple, l’envoi d’un pouvoir, le vote à distance ou, si l’organe chargé de la convocation le décide, la visioconférence ou les moyens de télécommunication).

Les membres de l’association et les autres personnes ayant le droit d’y assister doivent être avisés par tout moyen permettant d’assurer leur information de la date et de l’heure de l’assemblée, ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble de leurs droits attachés à leur qualité de membre (questions, votes, etc.).

 

Les associations peuvent, également, recourir à la visioconférence et autres moyens de télécommunication, et ce même si leurs statuts ne le prévoient pas ou l’interdisent.

Cette possibilité est, toutefois, ouverte sous réserve que les moyens de visioconférence ou de télécommunication respectent les caractéristiques fixées par la loi et les règlements pour garantir l’intégrité et la qualité des débats, et notamment que l’association dispose des moyens techniques adéquats permettant d’assurer l’identification des membres.

La décision de recourir à la visioconférence ou autres moyens de télécommunication incombe à l’organe chargé de la convocation de l’assemblée (généralement le président). 

Les associations peuvent, également, recourir à la consultation écrite et ce même si celle-ci n’est pas prévue ou permise par leurs statuts.

Dans tous les cas, l’organe chargé de la convocation de l’assemblée devra informer les membres, par tous moyens permettant d’assurer leur information effective, des modalités de tenue de l’assemblée (hors la présence de ses membres à la séance ou de l’un des modes alternatifs de participation (visioconférence et moyens de télécommunication, consultation écrite).

 

  • Concernant les organes collégiaux d’administration et de direction :

Même si les statuts ne le prévoient pas, ou même si les statuts s’y opposent, les réunions de Conseil d’administration et de Bureau peuvent se tenir au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle, ou par consultation écrite.

Les adaptations mises en place sont applicables aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration et de direction tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020.